SZUKAJ

Efektywność rachunkowości: okres przechowywania dokumentów

Skuteczność rachunkowości na wiele sposobówkompetentna organizacja przechowywania dokumentów, które są gromadzone w przedsiębiorstwach. Dlatego, aby uniknąć problemów, każdy księgowy musi koniecznie zapoznać się z wymogami dotyczącymi warunków i procedury przechowywania dokumentów zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

okres przechowywania dokumentów
Jaka jest kolejność przechowywania dokumentów?

Ustawodawstwo federalne z 2013 r. Wymaga,aby każde przedsiębiorstwo przechowywało wszystkie podstawowe dokumenty, zapisy księgowe, rejestry księgowe i standardy pracy, a także wszelkie inne dokumenty związane z działalnością tego podmiotu gospodarczego. Zasada ta jest również rozprowadzana na okres przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, które są coraz częściej wykorzystywane w działalności gospodarczej przedsiębiorstw o ​​różnym charakterze organizacyjno-prawnym.

organizacja przechowywania dokumentów
Ile czasu zajmuje przechowywanie dokumentów?

Okres przechowywania dokumentów nie jest krótszy niż pięć lat, lubwięcej (zgodnie z zasadami ustalonymi w organizacji). Interesujące jest to, że kodeks podatkowy przewiduje inne okresy składowania (cztery lata). Dotyczy to wszystkich sprawozdań finansowych, a okres obliczany jest od momentu jego ostatniego użycia. Najlepiej oczywiście przechowywać dokumenty przez pięć lat, co zaoszczędzi ci wiele czasu i nerwów, jeśli coś się stanie! Dokumenty dotyczące transakcji handlu zagranicznego należy rozpatrywać osobno. Jeśli wymagany jest dłuższy okres przechowywania dokumentów w państwie kontrahenta zagranicznego niż w Federacji Rosyjskiej, lepiej jest wybrać, niż mieć nadzieję, że nie będzie problemów z umową w przyszłości. Konieczne jest zapewnienie tego w wewnętrznych regulacjach przedsiębiorstwa, które zapobiegną wielu błędom pracowników.

Kto jest odpowiedzialny za przechowywanie dokumentów?

procedura przechowywania dokumentów
Zgodnie z "literą" prawa, głowaorganizacja; jego dyrektor generalny, osobiście odpowiedzialny za zapisywanie dokumentów w archiwach firmy. Jeżeli okres przechowywania dokumentów i organizacji dokumentów nie jest spełniony, wówczas firma musi zapłacić grzywnę w wysokości dziesięciu tysięcy rubli, a do wielokrotnego łamania - trzydzieści tysięcy rubli. W przypadku, gdyby ta nieodpowiedzialność doprowadziła do zaniżenia kwoty podatku, trzeba będzie zapłacić dwadzieścia procent niezapłaconego podatku, ale grzywna nie może być mniejsza niż czterdzieści tysięcy rubli. rosyjskie ustawodawstwo określa także kary osobno z urzędnikami za straty, co spowodowało nieefektywnego organizacji przechowywania dokumentów w przedsiębiorstwie.

W jaki sposób następuje zniszczenie dokumentów, których okres przedawnienia już upłynął?

niszczenie dokumentów i archiwów
Na początek należy zauważyć, że niektóreDokumenty nie są niszczone, ale przekazywane do archiwum miejskiego, dlatego bardzo ważne jest nie tylko odnotowanie ich okresu przydatności do spożycia, ale także dbanie o stosowanie napisu "Komisja ekspercka-weryfikująca" (EPC). Jeśli nie ma potrzeby przekazywania dokumentów do archiwum, szef organizacji powinien wydać akt dotyczący niszczenia dokumentów. Jeżeli akt taki nie został sporządzony, dokumenty uznaje się za zaginione, a nakazuje się powołanie komisji w celu zbadania takiej straty.

  • Ocena: